15 Dicas simples para aumentar a previsibilidade financeira da sua escola

Administrar uma escola envolve muitas responsabilidades. Além de cuidar da qualidade pedagógica, do corpo docente e da relação com os pais, é preciso garantir que a escola seja financeiramente sustentável. E, na prática, é isso que permite crescer, inovar e manter um ensino de excelência.

A boa notícia é que não é preciso ser especialista em finanças para melhorar o controle do dinheiro da escola. Com pequenas mudanças na rotina, é possível construir um cenário mais estável, seguro e até mais próspero.

A seguir, você encontrará 15 dicas práticas, divididas por temas, com sugestões complementares e ferramentas úteis para facilitar sua implementação no dia a dia.

🎯 Organização do dia a dia

1. Comece o dia conferindo o caixa

Antes de começar qualquer reunião ou resolver qualquer pendência, veja quanto dinheiro está disponível. Ter esse número em mente logo cedo evita decisões impulsivas e ajuda a planejar o dia com mais clareza.

Ferramenta recomendada: o módulo financeiro do SIAEWEB, que permite visualizar o saldo em tempo real, acompanhar contas a pagar e a receber, e gerar relatórios claros. Se ainda não usa um sistema completo, evite apps genéricos, considere algo feito para escolas.

2. Anote absolutamente tudo

Registre cada entrada e saída de dinheiro. Isso vale para mensalidades recebidas, boletos pagos, pequenas compras ou reembolsos. O importante é que tudo seja documentado.

Dica prática: crie categorias como “manutenção”, “eventos”, “materiais” e “pagamento de pessoal”. Assim, você conseguirá identificar onde o dinheiro está sendo mais consumido.

EXEMPLO DE PLANO DE CONTAS

1. Receitas (Contas a Receber)

• Mensalidades
  • Educação Infantil
  • Ensino Fundamental I
  • Ensino Fundamental II
  • Ensino Médio
  • Programas de Recuperação e Reforço
• Serviços Adicionais
  • Aulas Extracurriculares (música, robótica, esportes)
  • Material Didático (apostilas, livros)
  • Transporte Escolar
  • Alimentação Escolar (refeições, lanches)
• Eventos e Projetos
  • Excursões e Viagens
  • Festas e Eventos Temáticos (festa junina, formatura)
  • Projetos Especiais (feiras de ciências, olimpíadas)
• Outras Receitas
  • Doações e Patrocínios
  • Aluguel de Espaços (quadras, auditórios)
  • Venda de Uniformes e Materiais Escolares
  • Juros e Multas por Atraso de Pagamento

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2. Despesas (Contas a Pagar)

• Folha de Pagamento
  • Professores
  • Coordenadores e Direção
  • Equipe Administrativa
  • Funcionários de Apoio (limpeza, portaria, manutenção)
  • Encargos e Benefícios (INSS, FGTS, férias, 13º salário)
• Infraestrutura
  • Aluguel ou Financiamento do Prédio
  • Manutenção Predial (limpeza, reparos, pintura)
  • Contas de Consumo (água, energia elétrica, gás)
  • Segurança (portaria, sistema de câmeras)
• Material e Insumos
  • Material Didático e Escolar
  • Material de Escritório
  • Material de Limpeza
  • Equipamentos e Mobiliário
• Tecnologia e Sistemas
  • Licenças de Software e ERP Escolar
  • Internet e Telefonia
  • Manutenção de Equipamentos (computadores, impressoras)
• Serviços Terceirizados
  • Limpeza
  • Segurança
  • Transporte Escolar (se terceirizado)
  • Serviços Contábeis e Jurídicos
• Tributos e Taxas
  • Impostos Federais, Estaduais e Municipais
  • Taxas de Licenciamento e Alvarás
• Marketing e Comunicação
  • Publicidade Online e Offline
  • Produção de Material Promocional
  • Eventos e Campanhas Institucionais
• Despesas Administrativas
  • Tarifas Bancárias
  • Correios e Serviços de Entrega
  • Treinamentos e Capacitação de Equipe

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3. Reservas e Investimentos

• Fundo de Reserva para Emergências
• Investimentos em Infraestrutura
• Capacitação e Desenvolvimento
• Projetos de Inovação Pedagógica

3. Separe o dinheiro em categorias

Assim que os pagamentos caírem na conta da escola, distribua os valores por finalidade: salários, contas fixas, fundo de reserva e melhorias. Essa divisão evita que um gasto acabe comprometendo os outros.

Sugestão: crie subcontas bancárias ou use etiquetas no seu sistema para fazer essa organização automaticamente.

1. Subcontas Bancárias

• O que são?
  Subcontas são divisões dentro da sua conta bancária principal, que permitem separar fundos para finalidades específicas, sem precisar abrir várias contas bancárias.
• Vantagens:
  • Controle automático do saldo disponível para cada finalidade (ex.: folha de pagamento, contas fixas, fundo de reserva).
  • Facilita o planejamento financeiro e evita misturar recursos.
  • Reduz riscos de usar o dinheiro errado para determinada despesa.
• Exemplo prático:
  • Conta Principal: Recebimentos gerais da escola (mensalidades, doações).
  • Subconta 1: Salários e encargos.
  • Subconta 2: Contas fixas (água, luz, internet).
  • Subconta 3: Fundo de reserva e emergências.
• Bancos que oferecem esse serviço:
  • Nubank PJ (conta digital com subcontas gratuitas)
  • Banco Inter PJ (permite criar múltiplas subcontas)
  • C6 Bank PJ (possui sistema de subcontas internas)

4. Escolha um dia fixo da semana para pagar contas

Ter uma rotina para pagamentos ajuda a manter o controle e evita esquecimentos. Pode ser toda segunda-feira ou sempre no dia 5 e 20 do mês, por exemplo.

Dica de gestão: configure alertas no seu calendário ou no sistema da escola com lembretes para esses dias.

Ferramentas recomendadas:

1. Google Agenda (gratuito)
   • Permite criar eventos com alertas por e-mail, notificação no celular ou pop-up no navegador.
   • Ideal para lembretes de contas fixas (salários, aluguel, energia).
   • Sugestão: Crie uma agenda exclusiva chamada “Financeiro da Escola”.
2. Trello ou Notion (versões gratuitas disponíveis)
   • Úteis para montar quadros de tarefas com prazos e responsáveis.
   • No Trello, você pode criar uma coluna “Contas a Pagar” com cartões para cada despesa, e ativar prazos com alertas.
   • No Notion, crie uma base de dados com vencimentos e ative notificações personalizadas.
3. Microsoft Outlook (versão gratuita e empresarial)
   • Permite organizar lembretes por categorias e enviar alertas por e-mail.
   • Excelente se sua escola usa o Microsoft 365.

5. Conheça seus gastos fixos mensais

Liste tudo o que a escola paga todo mês, como folha de pagamento, aluguel, água, luz, internet, sistemas, fornecedores e contratos. Saber esse valor com precisão é essencial para entender o mínimo necessário para manter a escola funcionando.

Ferramenta recomendada: use planilhas simples no Google Sheets com fórmulas automáticas ou o módulo de orçamento do seu ERP.

💰 Controle das mensalidades

6. Acompanhe quantos alunos pagam em dia

Todo mês, acompanhe o percentual de alunos que estão com a mensalidade em dia. Se o índice estiver caindo, é hora de agir rapidamente. O ideal é manter pelo menos 80% dos pagamentos feitos até o dia 10 de cada mês.

Dica de monitoramento: crie um painel com cores (verde, amarelo e vermelho) para visualizar rapidamente o nível de inadimplência da escola.

Atenção: Marco Legal:    
Segundo a Lei 9.870/1999, escolas não podem aplicar sanções pedagógicas durante o ano letivo, mas podem recusar renovação de matrícula para inadimplentes . Esta limitação exige estratégias mais sofisticadas de gestão de recebíveis.  

7. Converse com quem está em atraso o quanto antes

Não espere dois ou três meses para entrar em contato. Ao identificar o primeiro atraso, procure entender a situação da família e encontrar uma solução juntos. Isso aumenta a chance de recuperação do valor.

Dica de abordagem: use uma linguagem acolhedora, como “Estamos aqui para ajudar. Podemos conversar sobre uma forma de regularizar essa situação?”

Exemplos de Frases Acolhedoras para Abordagem de Inadimplência

1. Mensagem Inicial Simples e Acolhedora

• “Olá, tudo bem? Notamos que a mensalidade deste mês ainda não foi registrada. Queremos saber se podemos ajudar de alguma forma.”
• “Estamos à disposição para conversar sobre o pagamento da mensalidade. Podemos encontrar juntos uma solução que funcione para você.”

2. Demonstração de Empatia

• “Sabemos que imprevistos acontecem e queremos ajudar a facilitar essa situação para você.”
• “Entendemos que momentos difíceis podem surgir. Estamos aqui para apoiar e encontrar uma alternativa que se encaixe na sua realidade.”

3. Oferta de Ajuda e Flexibilidade

• “Gostaríamos de saber se existe alguma dificuldade para o pagamento e, se quiser, podemos conversar sobre opções de parcelamento ou prazos.”
• “Se preferir, podemos discutir formas de facilitar o pagamento para que não fique complicado para você.”

4. Reforço da Parceria e Confiança

• “Nossa prioridade é o bem-estar do seu filho e da família, e acreditamos que juntos podemos resolver qualquer pendência.”
• “A escola está de portas abertas para ouvir você e encontrar a melhor forma para regularizar essa situação.”

5. Convite para Diálogo Aberto

• “Vamos marcar uma conversa rápida? Queremos entender melhor e ajudar no que for possível.”
• “Fique à vontade para nos procurar, estamos aqui para conversar e ajudar.”

6. Mensagens para Situações Específicas

• Para atrasos pequenos:
  “Percebemos que a mensalidade está um pouco atrasada. Caso tenha esquecido, estamos enviando esse lembrete carinhoso.”
• Para atrasos maiores:
  “Notamos que sua mensalidade está pendente há algum tempo. Queremos conversar para achar a melhor solução e evitar maiores transtornos.”

8. Ofereça várias formas de pagamento

Quanto mais fácil for para os pais pagarem, menor a chance de inadimplência. Aceite PIX, cartão de crédito, débito, boleto e, se possível, ofereça pagamento recorrente.

Ferramenta recomendada: plataformas como Asaas integrado a nosso software de gestão escolar automatizam o envio de cobranças.

9. Recompense o pagamento antecipado

Ofereça um pequeno desconto (como 5%) para quem paga antes do vencimento ou fecha um plano trimestral. Isso antecipa a receita da escola e ainda fideliza as famílias.

Sugestão de prática: crie um plano de assinatura com vencimento todo dia 1º do mês, com desconto garantido até o dia 25 do mês anterior.

10. Envie lembretes antes do vencimento

A maioria dos atrasos acontece por esquecimento. Um lembrete simples por WhatsApp, SMS ou email, dois dias antes do vencimento, já faz uma enorme diferença.

Ferramenta recomendada: configure automações diretamente no módulo financeiro do SIAEWEB, que permite enviar lembretes automáticos por SMS, WhatsApp e e-mail.

Exemplos de Mensagens para Lembretes de Cobrança

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Mensagem 1 — Lembrete amigável antes do vencimento

Email:
Assunto: Lembrete de vencimento da mensalidade escolar

Olá, [Nome do Responsável],

Esperamos que você e sua família estejam bem!

Gostaríamos de lembrar que a mensalidade referente ao mês de [Mês/Ano] vence em [Data de Vencimento]. Para facilitar, você pode realizar o pagamento via PIX, boleto ou cartão pelo portal do aluno.

Estamos à disposição para qualquer dúvida.

Atenciosamente,
[Nome da Escola]

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WhatsApp:
Olá, [Nome]! Tudo bem? Só passando para lembrar que a mensalidade de [Mês] vence no dia [Data]. Para facilitar, o pagamento pode ser feito pelo portal do aluno via PIX, boleto ou cartão. Qualquer dúvida, estamos aqui para ajudar!

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Mensagem 2 — Aviso após 3 dias de atraso

Email:
Assunto: Aviso de mensalidade em atraso

Olá, [Nome do Responsável],

Percebemos que a mensalidade de [Mês/Ano] ainda não foi paga. Entendemos que imprevistos acontecem e queremos ajudar no que for necessário para regularizar a situação.

Por favor, entre em contato com a secretaria para conversarmos sobre possíveis opções de pagamento.

Obrigado pela atenção e colaboração.

Atenciosamente,
[Nome da Escola]

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WhatsApp:
Oi, [Nome]! Notamos que a mensalidade de [Mês] está atrasada. Se estiver enfrentando alguma dificuldade, estamos aqui para ajudar. Por favor, entre em contato conosco para encontrarmos uma solução juntos.

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Mensagem 3 — Último aviso antes de medidas administrativas

Email:
Assunto: Último aviso sobre mensalidade pendente

Prezado(a) [Nome do Responsável],

Esta é uma última mensagem para informar que a mensalidade de [Mês/Ano] permanece pendente. Para evitar o bloqueio do acesso ao portal do aluno e outras medidas administrativas, pedimos que regularize o pagamento até [Data Limite].

Estamos à disposição para esclarecer dúvidas e oferecer alternativas de parcelamento, se necessário.

Atenciosamente,
[Nome da Escola]

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WhatsApp:
Olá, [Nome]. A mensalidade de [Mês] ainda está pendente. Para evitar o bloqueio do acesso ao portal do aluno, pedimos que regularize o pagamento até [Data]. Qualquer dúvida, fale com a gente para encontrarmos a melhor solução.

📊 Planejamento e futuro financeiro

11. Guarde uma parte do dinheiro todo mês

Mesmo que o valor seja pequeno, como R$ 500, o mais importante é criar o hábito. Esse fundo serve como reserva de emergência ou para fazer melhorias pontuais na estrutura.

Dica prática: defina uma porcentagem fixa da receita (por exemplo, 5%) para transferir todo mês para uma conta separada.

12. Planeje com antecedência os investimentos maiores

Reformas, troca de equipamentos, atualização do laboratório de informática ou pintura da fachada são investimentos previsíveis. Planejar com antecedência evita apertos e parcelamentos desnecessários.

Sugestão: crie um cronograma de investimentos dividido por semestre e comece a reservar valores com antecedência.

Toda escola deve manter reserva equivalente a 3-6 meses de despesas operacionais:

Estratégias de Formação:

• Destinar 10-15% da receita mensal para reserva
• Aplicar em investimentos de alta liquidez e baixo risco
• Utilizar recursos de final de ano (13º salário de funcionários economizado)
• Automatizar transferências para conta específica da reserva

13. Acompanhe de perto as despesas que mais pesam

Identifique as áreas que mais consomem recursos, como folha de pagamento, energia, materiais de limpeza ou tecnologia. Acompanhar essas categorias ajuda a identificar oportunidades de economia.

Ferramenta recomendada: use gráficos de pizza ou colunas mensais para visualizar os percentuais de cada categoria de despesa.

14. Compare os números com os do ano anterior

Comparar o desempenho financeiro atual com o mesmo mês do ano passado ajuda a entender padrões, sazonalidades e avanços. Isso mostra se a escola está no caminho certo ou se algo precisa ser ajustado.

Dica de análise: compare receita, despesas e inadimplência mês a mês e gere um relatório anual com comentários.

15. Use a tecnologia a seu favor

Automatizar processos financeiros é uma das formas mais eficientes de ganhar tempo e precisão. Um bom sistema de gestão escolar pode concentrar todos os dados financeiros, emitir relatórios e alertas, além de integrar com os meios de pagamento.

Ferramenta recomendada: invista em um ERP escolar como o SIAEWEB, que já traz relatórios financeiros, dashboards de inadimplência e integração com cobranças automáticas.

🎁 Bônus: O que garante tranquilidade para o gestor?

Previsibilidade financeira não nasce do acaso. Ela é resultado de organização, rotina e disciplina. Quando o gestor sabe quanto entra, quanto sai e quanto pode ser guardado, todas as decisões ficam mais seguras.

Uma escola financeiramente saudável tem liberdade para valorizar seus professores, melhorar sua estrutura e investir em um ensino cada vez mais inovador. E isso, no fim das contas, é o que garante a continuidade da missão educacional.

Se você quer tornar a gestão da sua escola mais previsível, segura e eficiente, conheça o SIAEWEB. Somos um sistema completo de gestão escolar, criado especialmente para escolas que desejam crescer com equilíbrio e foco na qualidade do ensino.

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